Anonyma tentor och tentamensanmälan

Anonyma tentor (via Ladok) och obligatorisk tentamensanmälan för alla LTH-studenter infördes inför första tentamensperioden under hösten 2015. 

1. En gång per läsår:
   Schemaläggningen för tentamen planeras för kommande läsår.
2. Öppettiderna för tentamensanmälan bestäms för kommande läsår.
3. En gång per termin:
   Tentorna för det kommande läsåret överförs från TimeEdit till Ladok. Om det i efterhand sker ändringar i när tentorna går så kommer detta att ändras av schemagruppen samtidigt som ombokning sker i TimeEdit.
   -------------------
4. Varje tentaperiod:
   [Första dagen anmälan har öppnat] Mail skickas till studenterna om att de ska anmäla sig till tentor.
5. Studenterna anmäler sig till sina tentor. Detta gör de i Ladok för studenter (www.student.ladok.se). De kan välja att anmäla sig till de kurser som de är registrerade på. På kurser som har TH-skalan kan de också anmäla sig om de har godkänt resultat (såvida inte institutionen själv stänger av den möjligheten). Alla anställda kan i realtid följa antalet anmälda i Ladok (www.start.ladok.se -> Aktivitetstillfällen -> gör lämplig sökning), och de med anonymbehörighet (=administratörerna på institutionerna) kan se vilka som anmält sig.
6. [När anmälan har stängt] Administratören tar fram listor som visar anmälda deltagare tillsammans med deras anonymkod och personnummer från anmälningslistan i Ladok. Listorna distribueras i förslutet kuvert till tentavakterna.
7. [Under tentan] Tentavakterna kontrollerar ID-kort och matchar deltagare mot listan, samt delar ut anonymkoden till studenten som skriver den på omslaget och samtliga inlämnade papper.
   
   Student som inte anmält sig i förväg ska skriva upp sig på en lista utanför tentamenslokalen/precis innanför (lokalens utformning får avgöra). Tentamensvakten (eller närvarande lärare) meddelar sedan dessa ickeanmälda studenter om de måste vänta utanför lokalen tills de vet om det finns tillräcklig plats/tentamensmanus upp till 30 minuter (tiden man har rätt att komma sent om man är anmäld i förväg), men kan släppas in direkt om det finns gått om plats/tentamensmanus. Om det inte finns plats får de avvisas helt. Icke anmälda studenter får skriva sitt namn och personnummer på inlämnade papper, och blir alltså inte anonyma. Dessa studenter ska finnas på listan över ickeanmälda, men insläppta studenter.
   
   Studenter som gått in i tentamenslokalen utan att ha anmält sig i förväg och som inte skriver upp sig på listan utanför ska avvisas när det upptäcks. Går avvisningen inte att genomföra, ska studenten meddelas att hans/hennes tenta inte kommer att rättas. Vem det är bör redovisas på listan.
8. [Vid rättning] Administratören skriver ut rättningsprotokollslistor från Ladok (på papper eller fil), där anonymkoderna finns. Lärare skriver in resultat och betyg på motsvarande anonymkod, som administratören matar in i Ladok. Eller rapporterar läraren direkt till Ladok.
9. När examinatorn attesterar i Ladok ser han/hon personnummer, namn och anonymkod. Examinator måste se vilken person det gäller (enligt svensk lag).
10. När attesteringen är klar får studenten ett mail om att så skett, och loggar in på www.student.ladok.se för att se resultatet.

Tentor som ligger i någon av LTH:s tentamensperioder (ordinarie eller omtenta)
Kurser som ligger inom en av LTH:s tentamensperioder (ordinarie eller omtenta) kommer att ha gemensamma öppettider, oberoende när i perioden som den enskilda tentan ligger i.

Tiderna för öppen anmälan kommer att tas fram av LTH:s kansli och anpassas till varje tentaperiod (på ungefär samma sätt anmälan till kurser), men kommer att ha följande utgångspunkter:

• anmälan har öppet till och med samma veckodag som den första dagen i tentaperioden är, fast veckan före. Dvs om tentamensperioden startar på en tisdag, är det öppet fram till 23:59 tisdagen före
• öppetperioden kommer att starta 2 veckor före stängningstid
• för omtentamensperiod i januari kommer anmälningsperioden ha öppet och stängas före julhelgen. Däremot kommer den ordinarie tentaperioden i januari ha öppettid som sträcker sig i januari
• rörliga helgdagar får specialbehandlas

LTH:s kansli kommer att skicka mail till alla LTH-studenter när en öppetperiod för anmälan startar. Däremot kommer det inte att skickas påminnelser (som vid kursanmälan och terminsregistrering).

Öppettiderna kommer att publiceras på LTH:s webbplats (internsidorna för anställda, se nedan, + studentsidorna) inför varje nytt läsår.

Tentor som ligger utanför någon tentaperiod
Kurser som har tentor utanför tentamensperioderna kommer att ha sista anmälningsdag samma veckodag som tentan går i, fast veckan före. T.ex. om tentan går en torsdag, även det öppet för anmälan t.o.m. (23:59) torsdagen veckan före. Även här öppnar anmälan två veckor före sista anmälningsdag.

För tentor som inte ligger i tentamensperioderna kommer LTH inte göra några centrala mailutskick om att anmälan är öppnad. Här är det upp till personalen på kursen att informera studenterna om tentamensanmälan.

[Avsnittet är helt omskrivet inför det nya beslutet 2016-11-15]

Informationen till studenterna är att det är obligatoriskt att anmäla sig till samtliga tentor, både ordinarie tentor och omtentor. Sedan det nya beslutet som gäller fr.o.m. 1 december 2016 är det också samma regler för samtliga typer av tentor som omfattas (skriftliga salstentamina):

• Samtliga studenter måste anmäla sig till samtliga tentor
• Icke anmäld student kan få skriva tentan om institutionen (tentamensvakten eller närvarande lärare) ser att det finns plats (fysisk skrivplats eller upptryckta tentamensmanus)
• Icke anmäld student ska skriva upp sig på en lista utanför/i anslutning till ingången, och vänta på att bli anvisad plats. Studenten kan få vänta upp till 30 minuter (samma tid som man tillåter anmälda studenter att komma för sent). Om det finns gott om platser får man släppa in alla icke anmälda studenter direkt.
• Student som inte anmält sig i förväg och som inte skrivit upp sig på listan över icke anmälda och blivit tilldelad en plats, men som ändå gått in och satt sig för att skriva tentan, ska avvisas från lokalen när det upptäcks.

Vid ordinarie tentor som går för årskurs 1 efter läsperiod 1 och 2 ska institutionen alltid boka lokaler för att kunna erbjuda platser till samtliga kursregistrerade studenter.

Vissa studenter kan av olika skäl inte anmäla sig själva. I flera av dessa fall kan administratörer med anonym-behörighet fixa det.

Studenter som vill plussa [i och med nya Ladok/Ladok3]
I nya Ladok finns möjlighet att låta studenter som redan har resultat på modulen/provet att anmäla sig på nytt. Då LTH allmänt tillåter detta, är den möjligheten påslagen som standard vid massöverföringen på samtliga moduler/prov som har TH-skala (det är inte aktuellt om betygsskala UG används).

På de kurser som enligt kursplanen inte tillåter plussning får institutionsadministratören ändra detta i Ladok på de tentatillfällen (aktivitetstillfällen) där det inte ska vara möjligt.

Studenter som inte är kursregistrerade ännu
För att kunna anmäla sig måste man vara kursregistrerad på kursen (en förstagångsregistrering/FFG räcker). Normalt sett är detta gjort redan när anmälningsperioden öppnar, men i och med att anmälan införs, så blir det ännu viktigare att kursregistreringarna måste göras strax efter att kursen börjat. Om detta är anledningen att studenterna inte kan anmäla sig rättas det genom att administratören registrerar studenterna. Därefter kan de anmäla sig till tentan.

Doktorander som läser kurser på avancerad nivå inom sin doktorandutbildning
Doktorander som läser kurser på avancerad nivå är ett specialfall av att de inte är kursregistrerade på kursen (även om de aldrig kommer att bli det). De får hanteras manuellt, och kan inte bli hanterade anonymt.

Studenter som är registrerade på en gammal version(=provuppsättning)
Det kan bli problem för studenter som är registrerade på en äldre provuppsättning än vad som gäller vid tentamenstillfället. I Ladok3 kan man enbart koppla versioner av kurser till samma tentatillfälle om det är exakt samma poäng + betygsskala på båda versionerna. När överföring görs försöker vi att hitta alla mappningar som är möjliga, men då poäng eller betygsskala skiljer sig går det inte att sköta detta maskinellt. Ska studenter kunna anmäla sig till dessa gamla versioner måste institutionsadministratören lägga upp dessa tentor som egna tentatillfällen (med samma datum osv, dock ska anonymprefixet vara avvikande, så att det inte blir dubbla koder).

Inför varje tentaperiod (ordinarie och omtenta) när anmälan har öppnats kommer det att skickas ett mail till alla LTH-studenter om att de ska anmäla sig till tentor (det är däremot inte säkert att samtliga studenter har tentor varje period).

Normalt sett ska inte institutionerna behöva informera studenterna mer än utöver den centrala informationen. Undantaget är vid tentor utanför tentamensperioderna, där det är institutionens ansvar att meddela studenterna att de ska anmäla sig.

Studenternas informationssida

I och med att anonymkoden är kort och dessutom att koderna är i löpnummerordning finns en viss risk att det blir fel någonstans. Att inte på något sätt kunna få reda på vem som skrivit en tenta är oacceptabelt.

För att minimera den risken, så kommer studenterna att ombedas skriva en s.k. personlig identifierare längst ner på omslagspappret och på varje tentamensblad. Den personliga identifieraren kan vara ett långt ord/kod eller en kort mening. Studenten ska själv komma ihåg den, men inte säga den till någon.

Det enda fallet där den personliga identifieraren används, är om institutionen kan konstatera att något gått snett med anonymkoderna (två studenter som råkat få samma, tentor med oläslig kod eller liknande), och i så fall får institutionen kontakta berörda studenter och be dem uppge sin personliga identifierare. Kontakta inte fler studenter än vad behövs för att identifikation ska kunna ske.

Varje institution ansvarar själva för hanteringen av och informationen till sina tentamensvakter. Det är inte mycket som ändras i och med anonyma tentor, men vissa saker blir nya för tentamensvakterna:

• De ska få ett förslutet kuvert tillsammans med tentorna. I kuvertet ligger anmälningslistan från Ladok som matchar namn/personnummer med studentens anonymkod.
• Vid kontroll av legitimation på studenterna ska de också dela ut anonymkoden och se till att studenten skriver ner den läsligt på omlagspappret (el. motsvarande).
• Tentamensvakterna ska känna till att studenterna ombeds skriva den "personliga identifieraren" på omslag och alla tentamenspapper. Han/hon får också gärna påminna studenterna om att skriva det.
• Tentamensvakterna behöver också veta att om de av någon anledning inte fått kuvertet med koder, så gäller att studenterna får skriva ner personnummer. Det är viktigare att vi på något sätt kan urskilja vem som skrivit tentan än att studenten är anonym!
• [Ny punkt 2016-11-15] Tentamensvakten ska sätta upp en lista att skriva upp sig på om man är student som inte anmält sig i förväg. Listan sätts lämpligen upp utanför dörren eller i nära anslutning till ingången (tejp, papper).
• [Ny punkt 2016-11-15] Gör upp med tentamensvakterna i förväg om det är de som avgör om det finns plats kvar i salen, eller om det är en lärare som gör det. Alla insläppta ska vara uppskrivna på den särskilda icke anmälda-listan.
• [Ny punkt 2016-11-15] Tentamensvakten ska kontrollera tentander mot anmälningslistan (och delar då ut anonymkoden) samt listan över icke anmälda (dessa studenter ska skriva namn+pnr på inlämnade papper). Student som inte står på någon av listorna ska avvisas. Student som då vägrar av lämna salen ska meddelas att hans/hennes tenta inte kommer att rättas, och namn + pnr ska noteras och lämnas till examinator. Är det senare inte möjligt ska det åtminstone noteras att det är någon som omfattas av detta, och sedan får examinator gå igenom listorna.
• [Ny punkt 2015-09-30] Beroende på om institutionen vill ha tillbaka anmälningslistan (t.ex. att ni låter studenterna signera för att bekräfta närvaro) eller inte, bör ni informera om något av följande:
  • Tentamensvakten ska returnera anmälningslistan i ett kuvert som ni har bifogat tillsammans med det tidigare förslutna kuvertet och tentorna. Detta kuvert ska förslutas av tentamensvakten före returnering.
  • Tentamensvakten får inte lämna in anmälningslistan med tentorna (utan skyddande kuvert) utan ska, om institutionen inte vill ha tillbaka listan, riva sönder (tillräckligt för att bli oläsbar) den och slänga den.
• [Ny punkt 2016-11-15] Listan över icke anmälda studenter, som de skrev upp sig vid ankomst ska alltid överlämnas tillsammans med skrivna tentor.

Samtliga ombokningar av LTH-tentor ska göras av/via LTH:s schemaläggare! De ser då till att schemat ändras, att lokalbokningen ändras och att tid/lokal ändras i tentaanmälningsmodulen i Ladok.

Användare på institutionerna (administratörer) kan själva lägga upp och ändra andra examinationsformer än tentor som de vill ha anmälan till samt om de vill ha anmälan till gamla versioner av modulen/provet (som har annan poäng och/eller betygsskala). På redan skapade tentor kan de de även komplettera med mer information, eller justera studentgrupper som inte kommit med i överföringen (eller som ska tas bort).

Om LTH-kursen samläses med kurs på annan fakultet (med annan kurskod) gäller respektive fakultets regler för den samlästa kursen.

• Kan vi använda systemet med anonyma koder för t.ex. inlämningsuppgifter?
  I beslutet ingår skriftliga tentor, och det är för dem det kommer att ske LTH-gemensam information och automatisk överföring från TimeEdit/schemat. Institutionerna kan lägga till andra examinationer, som de i så fall får administrera själva. Dock är det en begränsning i systemet att det bara går att använda till moment som finns definierade som prov i Ladok (som kommer från kursplanen/LubasPP). Tänk också på att de tillfällen som redan är definierade enbart får ändras av schemagruppen.
• Hur hantera olika former av bonusar?
  Bonusar (t.ex. resultat på duggor som ger pluspoäng på en efterföljande tenta) kommer behöva ha visst manuellt handpåläggande, precis som idag.
  
  Ett sätt att lösa det på är att administratören noterar bonusar i förväg på rättningsprotokollet, före läraren får det. På så sätt kan läraren se bonusarna direkt när han/hon ska skriva ner resultatet.
• Fungerar systemet med "plussning" (skriva om tentor när man redan har godkänt resultat för att höja betyget)?
  Ja, studenter kan anmäla sig själva för plussning, såvida det gäller en tenta med TH-betyggskala och att institutionen inte stängt av möjligheten (se mer ovan).
• Hur göra med studenter som (av olika skäl) skriver tentan på distans?
  Det är inte säkert att det går att få den tentan som anonym. Men om man bara löser hur man distribuerar anonymkoden till studenten och att det inte är rättande lärare som tar emot filen med tentan kan det gå att lösa. (Är det bara en student som har datorskrivit svaren blir det förstås ändå inte vidare anonymt).
• Kan studenten få en anonymkod om jag lägger till henne/honom i Ladok?
  Ja, om en administratör lägger till en student tilldelas han/hon en anonymkod. Notera att när en administratör ska anmäla en student måste man göra det i 2 steg; först lägga till studenten och sedan anmäla studenten. Man gör det inne på Deltagande-fliken för aktivitetstillfället.
• Går det att få etiketter från Ladok med både anonymkod, namn och pnr för att enkelt kunna klistra på på omslaget inför tentavisningen?
  Tyvärr inte. Studenterna kan däremot efter att tentan varit gå in i Ladok (www.student.ladok.se) och se sin anonymkod.
• Hur gör vi med Helsingborgstentor?
  Samtliga skriftliga tentor på LTH ingår i beslutet. Undantag ges för kurser som samläses med andra fakulteter om det visar sig väldigt omständligt att ha hantera koderna på dessa kurser. Högskoleingenjörsprogrammen samläser inte (annat än möjligtvis enstaka fall) med andra fakulteter, så därför är sådant undantag inte tillämpligt. Däremot måste kanske rutinerna för Helsingborgstentorna ses över. Vad som framgick på MIA-mötet 2014-11-14 skiljer sig det åt mellan olika institutioner hur Helsingborgstentorna hanteras i form av vem som bokar tentavakter, vem som ger tentor till vakterna m.m. Ni som har tentor i Helsingborg uppmanas att tänka extra på hur processen ska se ut där.
  Tekniskt basår har särskilda regler, och på den utbildningen är det enbart ordinarie tentor som skrivs anonymt, ej omtentor.
• Hur kommer det att fungera på kurser som ges av icke-LTH-institutioner?
  Primärt är tanken att anonymkoder ska användas även på kurser som ges av institutioner utanför LTH. Om man samläser kurserna med andra studenter kan det bli problem. Ett sätt är att använda anonymkoder även för dessa studenter, men de kurserna ingår inte i den automatiska överföringen, utan i så fall får institutionen själv lägga upp tentamenstillfället i Ladokportalen. Om det inte går att lösa praktiskt så finns en möjlighet till undantag från att använda anonymkoder i dessa fall.
• Hur ser anonymiseringskoden ut?
  Koden gäller enbart för det aktuella tillfället. Det är alltså inte en kod som studenten alltid använder på samtliga sina tentor. Koden ser ut på formatet XXX-NNNN-ABC. XXX kallas prefix och är för LTH:s del de tre sista tecknen i kurskoden (bra för att kunna skilja ut studenter om två eller flera kurser har tentamen tillsammans) och NNNN står för ett löpnummer som särskiljer den aktuella studenten, och ABC står för slumpmässiga bokstäver. T.ex. kan koden se ut så här: A05-0034-DYN (för kursen FMAA05).
  Koden skapas i det ögonblick som studenten anmäler sig själv till tentan (eller då administratören lägger in anmälan åt henne/honom). Detta är förklaringen till att de studenter som inte anmält sig inte kommer att få någon anonymkod.
  Prefixet kan vara annorlunda om det går flera versioner av kursen samtidigt, för att kunna särskilja dem åt.
• Hur fungerar det för studenter med särskilda behov?
  Studenter med särskilda behov som t.ex. har extra och/eller skriver i separat lokal fungerar som de andra studenterna. Däremot måste administratören se till att det även kopieras upp en anmälningslista (med mappning pnr-anonymkod) och läggs i ett förslutet kuvert som lämnas tillsammans med tentamensmanus till den/de som samordnar dessa tentor.
• Kan jäv föreligga om man rättar tentan anonymt? [2016-04-20]
  Ja, enligt LU:s jurister kan jäv anses föreligga även om man som rättande lärare inte har sett mer än anonymkoden när man rättade tentan. Myndighetsbeslutet är inte anonymt, och då kan jäv föreligga. Det kan vara så att man som lärare inte känner till att någon som man kan anses jävig med har skrivit tentan, men i så fall är juristens rekommendation att någon annan (icke-jävig) får rätta om tentan om man kommit på detta efter den första rättningen, men före examinator skriver under beslutet om definitiv inläggning.
• En student har avanmält sig av misstag [2019-07-30]
  I Ladok kan studenter avanmäla sig efter att deadline för att anmäla sig är passerad, men i så fall kan de inte anmäla sig på nytt. Student som är på väg att avanmäla sig får upp en varning, så det bör inte ske av misstag.
• Logg över avanmälan [2019-07-30]
  I Ladok3 finns en logg över tentamensanmälan/aktivitetsanmälan. Där kan man för varje student se exakt när han/hon blev anmäld eller avanmäld. Där finns också eventuella "försvunna" anonymkoder. Notera att loggen enbart är per student, så går inte enkelt att hitta per kurs(tillfälle). Man hittar loggen under Studiedokumentation -> Student -> Studentuppgifter -> Ändringslogg aktivitetstillfällesanmälan.