Guide över hur TLTH och dess sektioner beställer lokaler på LTH
Denna sida beskriver hur du som godkänd lokalbokare vid TLTH och dess sektioner kan beställa en lokal vid LTH.
Observera att du måste vara utsedd av kåren/sektionen för att få lov att beställa lokaler.
Bokningen måste ha en direkt anknytning till kårens, sektionens eller föreningens verksamhet.
Se till att du fyller i alla uppgifter på ett korrekt sätt, annars kan din beställning bli nekad. Se framför allt avsnittet nedan Att beställa en lokal - steg för steg.
Se också till att du har husprefektens godkännande om det behövs. Du ser på sidan Lokalbokning för TLTH, dess sektioner och andra studentorganisationer (ny flik) om detta behövs för just din bokning. Det skiljer sig något för de olika husen.
Var ute i god tid! Vi lokalbokare/schemaläggare önskar helst ha era beställningar minst 2-3 arbetsdagar i förväg.
Logga in till lokalbokningssidan
Inloggning sker på länken TimeEdit Reserve (TimeEdit Lokalbokning), ny flik. Du loggar in med det användarnamn och lösenord du har till ditt studentkonto. Användarnamnet kan även kallas StiL-ID, LU-konto eller Lucat-ID. Är du doktorand så använder du också ditt studentkonto.
Att söka efter ledig lokal
För att söka efter en bestämd lokal, skriv in namnet på lokalen i sökrutan "Lokal". Om du vill hitta alla lokaler i ett visst hus, kan du skriva husprefixet: t.ex. E: för att få fram alla lokaler i E-huset.
Du kan även använda de olika filter som finns för att hitta en lokal i ett visst hus, av en viss lokaltyp, med en viss utrustning eller med ett visst antal platser.
Att hitta rätt datum
När du kommer in på sidan, är innevarande vecka förvald.
Vill du hellre se en viss dag, kan du växla mellan dag och vecka med hjälp av knappen till höger, ovanför det långa datumvisningsfältet. Du kan även gå till rätt datum med hjälp av datumväljaren.
Du hittar datumväljaren genom att klicka på det datum eller datumintervall som visas på datumvisningsfältet.
Att beställa en lokal - steg-för-steg
- Klicka på önskat datum och önskad tid i raden för den lokal du vill beställa i listan över sökresultat. Du får nu upp ett formulär med de uppgifter som behövs för att kunna beställa.
- ** Fyll i önskad start- och sluttid.
- ** Välj den eller de lokaler du önskar beställa (man kan beställa fler än en lokal på samma bokning genom att klicka på + bredvid raden för Lokal).
- Vill du göra en stående bokning under flera veckors tid, eller boka många lokaler under en viss tidsperiod vill vi att du mejlar oss på lokalbokningen direkt på schema@lth.lu.se för en enklare och smidigare hantering. Glöm inte att uppge kontaktuppgifter samt information om det kommer ett betalande företag eller ej.
- ** I fältet Hyrestagare skall du välja din studentsektion.
- ** I fältet Webbokningsaktivitet skall du alltid välja Studentbokning.
- Hoppa över fälten Personal och Konteringssträng. Dessa fyller vi på lokalbokningen i.
- Fältet Titel. Om du önskar att ha en titel på din bokning skriver du in den här. Observera att det du skriver i titelfältet syns som rubrik för lokalbokningar på infoskärmarna i LTH:s foajéer. Titeln syns även i webbvisningen över lokaler.
- Fältet Publik kommentar. En längre kommentar som syns i schemageneratorn.
- Fältet URL. Om du vill att en webbadress skall synas i bokningen i TimeEdits webbvisning.
- ** Fältet Kontaktuppgifter. Här vill vi ha uppgifter om vem som är ansvarig för bokningen/har gjort bokningen och vem det är som skall ha access till lokalen som bokas. Fyll därför i uppgifter om den som är ansvarig för bokningen med följande:
Namn
E-postadress
Telefonnummer
För den de/personer som behöver access till lokalen måste även StiL-ID uppges här. Tänk på att ange ett korrekt StiL-ID, annars tilldelas inte access.
I detta fält anger du även uppgiften om ifall husprefekten har godkänt din lokalbokning (om detta krävs). - Kryssrutan Manuell debitering. Denna skall du inte kryssa i!
- Fältet Intern kommentar. Här fyller du i om du har ett inbjudet företag som betalar för sig eller inte. För att beställningen skall bli godkänd måste det finnas uppgift om ifall bokningen är helt intern eller om det finns ett betalande företag. Har du ett betalande företag kommer sektionen att debiteras för lokalkostnaden. Saknas denna uppgift nekas beställningen och ingen lokal blir bokad.
I detta fält kan även andra meddelanden till schemaläggningen lämnas. - Nu är du redo att bekräfta din beställning - klicka på knappen Boka längst ner.
Punkter ovan som är markerade med ** är obligatoriska för att du skall kunna genomföra din beställning. Har du angivit ofullständiga uppgifter så riskerar din beställning att nekas, alternativt tar den längre tid då vi måste mejla dig och ställa följdfrågor.
Du ser nu din inskickade beställning som en dialogruta i din webbläsare (se bilden nedan). Vill du så kan du nu klicka på knappen Skicka som e-post och få beställningen mejlad till dig.
Kan jag ändra eller avboka min beställning?
Ja, det kan du! I alla fall de flesta uppgifter.
I listan över Mina bokningar (som du ser längst ner efter att du loggat in) kan du klicka upp en eller flera av dina beställningar och där justera följande saker:
Titel, Visas i schemat (samma som Publik kommentar), URL, Kontaktuppgifter. Du kan inte ändra i fältet Intern kommentar, utan behöver du ändra där får du skicka ett mejl till oss på schema@lth.lu.se. Samma gäller om du vill ändra i datum/tid, lokal, hyrestagare eller webbokningsaktivitet.
Vill du avboka en beställning/bokning så klickar du upp den och klickar på knappen Avboka längst ner till vänster.
Vad händer efter att du skickat in en beställning till oss?
Nu behöver vi på lokalbokningen ta hand om din beställning och detta kan ta några dagar. Det är därför viktigt att du gör din lokalbeställning i god tid (minst 2-3 arbetsdagar innan så att vi hinner med).
När vi har godkänt din beställning får du ett mejl från adressen noreply@reservations.timeedit.net där det i rubriken står Studentbokning alternativt Studentbokningar. I själva mejlet står det en text som berättar att vi har bekräftat att lokalen är bokad. Beroende på vilket hus det är kan det även finns kompletterande information till dig som bokare.
Du kan även få ett mejl som berättar att din beställning är Nekad, det kan bero på att vi helt enkelt inte hann med din beställning och datumet redan passerat, eller att vi saknar viktiga uppgifter för att kunna godkänna din beställning. Likaså kan vi neka dina beställningar om du skall ha stående bokningar men gjort dem via TimeEdit istället för att mejla dem på schema@lth.lu.se (jämför punkt 4 i steg-för-steg-guiden).
Har du några ytterligare frågor om lokalbokning?
Tveka inte att kontakta oss på schema@lth.lu.se
LTH:s schemaläggare/lokalbokare Johan, Love, Naomi och Sophie