Anonyma tentor och tentamensanmälan

Anonyma tentor (via Ladok) och obligatorisk tentamensanmälan för alla LTH-studenter införs från och med första tentamensperioden under hösten 2015.

Informationen på sidan har varit under uppbyggnad under hösten 2014 och våren 2015. I skrivande stund (5/6-2015) är det mesta klart inför uppstarten HT2015, men små justeringen kan komma framöver.

1. En gång per läsår:
   Schemaläggningen för tentamen planeras för kommande läsår.
2. Öppettiderna för tentamensanmälan bestäms för kommande läsår.
3. En gång per termin:
   Tentorna för det kommande läsåret överförs från TimeEdit till Ladok. Om det i efterhand sker ändringar i när tentorna går så kommer detta att ändras av schemagruppen/Grundservice samtidigt som ombokning sker i TimeEdit.
   -------------------
4. Varje tentaperiod:
   [Första dagen anmälan har öppnat] Mail skickas till studenterna om att de ska anmäla sig till tentor.
5. Studenterna anmäler sig till sina tentor. Detta gör de i Studentportalen (www.student.lu.se). De kan välja att anmäla sig till de kurser som de är registrerade på, men inte redan har resultat på. Alla anställda kan i realtid följa antalet anmälda på http://ladokportal.lu.se/ , och de med anonymbehörighet (=administratörerna på institutionerna) kan se vilka som anmält sig.
6. [När anmälan har stängt] Administratören tar fram listor som visar anmälda deltagare tillsammans med deras anonymkod och personnummer från RS01-funktionen i Ladok (se Ladokmanualen i högermenyn). Listorna distribueras i förslutet kuvert till tentavakterna.
7. [Under tentan] Tentavakterna kontrollerar ID-kort och matchar deltagare mot listan, samt delar ut anonymkoden till studenten som skriver den på omslaget och samtliga inlämnade papper.
   Student som inte anmält sig i förväg får skriva sitt personnummer, och blir alltså inte anonym.
8. [Vid rättning] Administratören skriver ut rättningsprotokollslistor från Ladok (på papper eller fil), där anonymkoderna finns. Lärare skriver in resultat och betyg på motsvarande anonymkod, som administratören matar in i Ladok.
9. Före slutgiltig inläggning skrivs lista ut där anonymkoden är översatt till namn och personnummer. Examinator måste se vilken person det gäller (enligt svensk lag).
10. När den slutgiltiga inläggningen är klar får studenten ett mail om att så skett, och loggar in på www.student.lu.se för att se resultatet (detta steg är inte nytt).

Tentor som ligger i någon av LTH:s tentamensperioder (ordinarie eller omtenta)
Kurser som ligger inom en av LTH:s tentamensperioder (ordinarie eller omtenta) kommer att ha gemensamma öppettider, oberoende när i perioden som den enskilda tentan ligger i.

Tiderna för öppen anmälan kommer att tas fram av LTH:s kansli och anpassas till varje tentaperiod (på ungefär samma sätt anmälan till kurser), men kommer att ha följande utgångspunkter:

• anmälan har öppet till och med samma veckodag som den första dagen i tentaperioden är, fast veckan före. Dvs om tentamensperioden startar på en tisdag, är det öppet fram till 23:59 tisdagen före
• öppetperioden kommer att starta 2 veckor före stängningstid
• för omtentamensperiod i januari kommer anmälningsperioden ha öppet och stängas före julhelgen. Däremot kommer den ordinarie tentaperioden i januari ha öppettid som sträcker sig i januari
• rörliga helgdagar får specialbehandlas

LTH:s kansli kommer att skicka mail till alla LTH-studenter när en öppetperiod för anmälan startar. Däremot kommer det inte att skickas påminnelser (som vid kursanmälan och terminsregistrering).

Öppettiderna kommer att publiceras på LTH:s webbplats (internsidorna för anställda + studentsidorna) inför varje nytt läsår.

Tentor som ligger utanför någon tentaperiod
Kurser som har tentor utanför tentamensperioderna kommer att ha sista anmälningsdag samma veckodag som tentan går i, fast veckan före. T.ex. om tentan går en torsdag, även det öppet för anmälan t.o.m. (23:59) torsdagen veckan före. Även här öppnar anmälan två veckor före sista anmälningsdag.

För tentor som inte ligger i tentamensperioderna kommer LTH inte göra några centrala mailutskick om att anmälan är öppnad. Här är det upp till personalen på kursen att informera studenterna om tentamensanmälan.

Vissa studenter kan av olika skäl inte anmäla sig själva. I flera av dessa fall kan administratörer med anonym-behörighet fixa det.

(Notera: I dagsläget krävs att man matar in personnummer på studenterna man ska anmäla utan bindestreck mellan 6+4-delen.

Studenter som bytt program
Studenter som bytt program (gäller även de som bytt till riskhantering), men som har resttentor kvar på sitt gamla kan inte själva anmäla sig, utan måste gå via administratören. Felmeddelandet till studenten är inte helt självklart, men detta är en sak som kommer att tas upp i instruktionerna till studenterna.

Studenter som vill plussa
Om man som student vill skriva upp sina betyg genom omtenta (kallat "plussning" och som normalt är tillåtet på LTH) så kan man inte själva anmäla sig i studentportalen. Det kan däremot administratör med anonym-behörighet göra, och studenter som vill plussa kommer att uppmanas höra av sig till administratören på institutionen som ger kursen.

LTH:s kansli kommer att ta fram en folder som kommer att spridas till alla LTH:s studenter under slutet av september 2015 (den första perioden då systemet används på hela LTH är tentorna i oktober 2015). Där kommer en kort sammanfattning att stå om varför anonyma tentor införs och vad det innebär i form av obligatorisk anmälan (för ordinarie tentor får de skriva tentan även utan anmälan, men blir inte anonyma). Det kommer också att stå att de kommer att få anonymkoden tilldelad av tentamensvakten.

Inför varje tentaperiod (ordinarie och omtenta) när anmälan har öppnats kommer det att skickas ett mail till alla LTH-studenter om att de ska anmäla sig till tentor (det är däremot inte säkert att samtliga studenter har tentor varje period).

Normalt sett ska inte institutionerna behöva informera studenterna mer än utöver den centrala informationen. Undantaget är vid tentor utanför tentamensperioderna, samt att extra information inte skadar nu vid första gången.

I och med att anonymkoden är kort och dessutom att koderna är i löpnummerordning finns en viss risk att det blir fel någonstans. Att inte på något sätt kunna få reda på vem som skrivit en tenta är oacceptabelt.

För att minimera den risken, så kommer studenterna att ombedas skriva en s.k. personlig identifierare längst ner på omslagspappret och på varje tentamensblad. Den personliga identifieraren kan vara ett långt ord/kod eller en kort mening. Studenten ska själv komma ihåg den, men inte säga den till någon.

Det enda fallet där den personliga identifieraren används, är om institutionen kan konstatera att något gått snett med anonymkoderna (två studenter som råkat få samma, tentor med oläslig kod eller liknande), och i så fall får institutionen kontakta berörda studenter och be dem uppge sin personliga identifierare.

Varje institution ansvarar själva för hanteringen av och informationen till sina tentamensvakter. Det är inte mycket som ändras i och med anonyma tentor, men vissa saker blir nya för tentamensvakterna:

• De ska få ett förslutet kuvert tillsammans med tentorna. I kuvertet ligger anmälningslistan från Ladok som matchar namn/personnummer med studentens anonymkod.
• Vid kontroll av legitimation på studenterna ska de också dela ut anonymkoden och se till att studenten skriver ner den läsligt på omlagspappret (el. motsvarande).
• Finns studenten inte på listan (vilket beror på att han/hon inte anmält sig) ska tentavakten meddela till studenten att istället skriva personnummer och namn, precis som förut.
• Tentamensvakterna behöver också veta att om de av någon anledning inte fått kuvertet med koder, så gäller att studenterna får skriva ner personnummer. Det är viktigare att vi på något sätt kan urskilja vem som skrivit tentan än att studenten är anonym!

Samtliga ombokningar av LTH-tentor ska göras av/via LTH:s schemaläggare! De ser då till att schemat ändras, att lokalbokningen ändras och att tid/lokal ändras i tentaanmälningsmodulen i Ladok.

Användare på institutionerna (administratörer eller lärare) får enbart själva lägga upp och ändra andra examinationsformer än tentor som de vill ha anmälan till i anställdaportalen. De redan inlagda tentorna får enbart ändras av LTH:s schemaläggare.

Om LTH-kursen samläses med kurs på annan fakultet (med annan kurskod) gäller respektive fakultets regler för den samlästa kursen.

• Kan vi använda systemet med anonyma koder för t.ex. inlämningsuppgifter?
  I beslutet ingår skriftliga tentor, och det är för dem det kommer att ske LTH-gemensam information och automatisk överföring från TimeEdit/schemat. Institutionerna kan lägga till andra examinationer, som de i så fall får administrera själva. Dock är det en begränsning i systemet att det bara går att använda till moment som finns definierade som prov i Ladok (som kommer från kursplanen/LubasPP). Tänk också på att de tillfällen som redan är definierade enbart får ändras av schemagruppen.
• Hur hantera olika former av bonusar?
  Bonusar (t.ex. resultat på duggor som ger pluspoäng på en efterföljande tenta) kommer behöva ha visst manuellt handpåläggande, precis som idag.
  
  Ett sätt att lösa det på är att administratören noterar bonusar i förväg på rättningsprotokollet, före läraren får det. På så sätt kan läraren se bonusarna direkt när han/hon ska skriva ner resultatet.
• Fungerar systemet med "plussning" (skriva om tentor när man redan har godkänt resultat för att höja betyget)?
  Studenter kan inte anmäla sig själva till tentan om han/hon redan har godkänt resultat på den. Men en administratör med behörighet till anonyma tentor kan lägga in anmälan på studenten (via http://ladokportal.lu.se/ ) och genereras en anonymkod till studenten.
• Hur göra med studenter som (av olika skäl) skriver tentan på distans?
  Det är inte säkert att det går att få den tentan som anonym. Men om man bara löser hur man distribuerar anonymkoden till studenten och att det inte är rättande lärare som tar emot filen med tentan kan det gå att lösa. (Är det bara en student som har datorskrivit svaren blir det förstås ändå inte vidare anonymt).
• Kan studenten få en anonymkod om jag lägger till henne/honom i direkt i listan i RS01 (Ladok-klienten Nouveau)?
  Nej, om man lägger till studenten i listan i RS01 kommer studenten inte att få en anonymkod, men kommer att komma med med namn och personnummer i listan. För att generera en kod till studenten får man istället lägga in anmälan i Ladokportalen för anställda.
• Går det att få etiketter från Ladok med både anonymkod, namn och pnr för att enkelt kunna klistra på på omslaget inför tentavisningen?
  Tyvärr inte.
  Studenterna kan inte heller i efterhand hämta sin anonymkod i Studentportalen (www.student.lu.se), men för att lösa den bristen kommer LTH utveckla en funktion för att se koderna på redan genomförda tentor (främst då tänkt till tentavisning). Funktionen kommer att ligga i anslutning till Mina kurser-funktionen.
• Hur gör vi med Helsingborgstentor?
  Samtliga skriftliga tentor på LTH ingår i beslutet. Undantag ges för kurser som samläses med andra fakulteter om det visar sig väldigt omständligt att ha hantera koderna på dessa kurser. Högskoleingenjörsprogrammen samläser inte (annat än möjligtvis enstaka fall) med andra fakulteter, så därför är sådant undantag inte tillämpligt. Däremot måste kanske rutinerna för Helsingborgstentorna ses över. Vad som framgick på MIA-mötet 2014-11-14 skiljer sig det åt mellan olika institutioner hur Helsingborgstentorna hanteras i form av vem som bokar tentavakter, vem som ger tentor till vakterna m.m. Ni som har tentor i Helsingborg uppmanas att tänka extra på hur processen ska se ut där.
• Hur kommer det att fungera på kurser som ges av icke-LTH-institutioner?
  Primärt är tanken att anonymkoder ska användas även på kurser som ges av institutioner utanför LTH. Om man samläser kurserna med andra studenter kan det bli problem. Ett sätt är att använda anonymkoder även för dessa studenter, men de kurserna ingår inte i den automatiska överföringen, utan i så fall får institutionen själv lägga upp tentamenstillfället i Ladokportalen. Om det inte går att lösa praktiskt så finns en möjlighet till undantag från att använda anonymkoder i dessa fall.
• Hur ser anonymiseringskoden ut?
  Koden gäller enbart för det aktuella tillfället. Det är alltså inte en kod som studenten alltid använder på samtliga sina tentor. Koden ser ut på formatet XXX-NNNN. XXX står för de tre sista tecknen i kurskoden (bra för att kunna skilja ut studenter om två eller flera kurser har tentamen tillsammans) och NNNN står för ett löpnummer som särskiljer den aktuella studenten. T.ex. kan koden se ut så här: A05-0034 (för kursen FMAA05).
  Koden skapas i det ögonblick som studenten anmäler sig själv till tentan (eller då administratören lägger in anmälan åt henne/honom). Detta är förklaringen till att de studenter som inte anmält sig inte kommer att få någon anonymkod.
• Hur fungerar det för studenter med särskilda behov?
  Studenter med särskilda behov som t.ex. har extra och/eller skriver i separat lokal fungerar som de andra studenterna. Däremot måste administratören se till att det även kopieras upp en anmälningslista (med mappning pnr-anonymkod) och läggs i ett förslutet kuvert som lämnas tillsammans med tentamensmanus till den/de som samordnar dessa tentor.
• Vi har använt ett annat system för tentamensanmälan sedan tidigare
  Vissa institutioner har använt olika system för tentamensanmälan sedan tidigare (t.ex. egenutvecklade system, Live@Lund eller studentportalen/Ladokportalen för anställda där de själva har matat in tillfällena). Utan att gå in på några detaljer/undantag så innebär LTH-beslutet, att kräva tentamensanmälan för samtliga tentor och studenter, att sådana system inte längre ska eller behöver användas.