Lokalbokning

Här hittar du information om hur du bokar lokaler för exempelvis möten, sammanträden, workshoppar eller konferenser. Alla lokaler finns dock inte i TimeEdit, utan det kan finnas andra bokningssystem på din institution eller motsvarande. Du får också information om exempelvis ekonomisk befogenhet, priser etc.

Både på LTH och inom övriga delar av universitetet kan lokaler bokas eller beställas i systemet TimeEdit, universitetets övergripande system för bokning av lokaler.

Vad du kan boka och beställa i TimeEdit är kopplat till din Lucat-identitet. Det betyder att du bara kan se lokaler i TimeEdit som är kopplade till din institutionstillhörighet eller motsvarande.

För att kunna boka och beställa, samt få information om lokaler som inte är kopplade till din institution eller motsvarande, måste du ha ekonomisk befogenhet. Ekonomisk befogenhet innebär att du kan boka lokaler som medför en kostnad för din institution.

Ekonomisk befogenhet och hur du ansöker om detta (ny flik).

En tydlig guide till hur du bokar en lokal i TimeEdit finns på TimeEdit:s hjälpcenter:

TE Hjälpcenter: TE Viewer - Skapa en bokning med den nya bokningssidan (ny flik)

Observera att man inom LU även måste ange konteringssträng vid bokningar i lokaler som inte tillhör den egna institutionen. Se mer under avsnittet: Konteringsinformation vid beställning av lokal.

Längst ner på bokningssidan i TimeEdit (under ”mina bokningar”) ser du sedan en sammanfattning över de beställningar/bokningar som du har gjort.

På LTH lokalbokning (inloggning krävs) kan ni enkelt se hur era lokaler är bokade och boka dem. Dock inte för schemabokningar - för schemabokningar mejla oss på schemaläggningen - schema@lth.lu.se

I TimeEdit är det skillnad på att ”boka” en lokal och att ”beställa” en lokal. Om din institution eller motsvarande är ägare av en lokal i TimeEdit kan du direktboka lokalen. Då har du bokat lokalen och inget mer behöver göras. Är det dock så att din institution eller motsvarande inte är ägare av lokalen måste du göra en beställning av lokalen. En beställningsförfrågan går då iväg till lokalägaren som kan godkänna respektive neka din beställning.

När du har gjort en beställning i TimeEdit får du en bekräftelse via e-post som har följande titel i Ämnesfältet ” Beställning i TimeEdit”, lokalen är angiven som ”Virt-XXXXX”. När din beställning har blivit godkänd eller nekad kommer ett nytt e-postmeddelande med följande titel ”TimeEdit – Ny bokning” respektive ”TimeEdit – Nekad bokning”'.

Om du beställer en lokal som inte tillhör din institution måste du ange konteringsuppgifter (varifrån kostnaden för en lokal ska dras). Detta gör du genom att ange en konteringssträng som innehåller:

kostnadsställe, verksamhetsgren, aktivitet

De konteringssträngar som finns tillgängliga för ditt kostnadsställe finns redan inlästa i TimeEdit. Saknas en konteringssträng (som används ofta) – kontakta schemaläggarna för hjälp med inläsning.

Om du endast har behov av att göra enstaka bokningar av andra lokaler än de som finns knutna till din institution eller motsvarande behöver du inte ansöka om ekonomisk befogenhet. Istället kan du vända dig till schemaläggarna vid LTH som kan hjälpa dig att boka lokalen. E-post: schema@lth.lu.se

OBS! Detta gäller bara personer som är anställda på LTH. Anställda på övriga LU måste kontakta den/de personer på den egna fakulteten som har ekonomisk befogenhet att boka lokaler.